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浅谈民国历史档案的保管工作

2019-12-24 18:15:07

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周官标

摘 要:档案在人类社会历史的发展中意义重大,其保管工作就显得至关重要。档案的管理,分为库房管理和使用过程中的维护与保护两个方面。笔者以中国第二历史档案馆为例,讲述了档案管理的具体做法。在库房管理方面,笔者介绍了中国第二历史档案馆在档案的排架、档案全宗排列、档案存放地点索引、档案在装具中存放形式、档案库房的八防措施、库房温湿度控制、建立恒温恒湿库和特藏库、进出库制度八个方面的具体措施。在档案的使用管理中,中国第二历史档案馆制定了具体的档案使用登记与交接制度,和档案使用过程中的保护措施,以及数字化档案和特殊档案的利用保护,实现了档案的科学化和规范化管理。

关键词:民国历史档案;保管

档案是人类社会的原始记录,是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。用文字及其载体随时记录自身活动和自然现象,并将这些记录物保存起来以使其发挥现实作用与历史文化作用,是人类进入文明社会的重要标志。档案及其管理活动的历史与人类文明社会的历史一样长。中国第二历史档案馆(以下简称二史馆)所馆藏的民国历史档案,是从1912年至1949年期间南京临时政府,广州、武汉国民政府,民国北京政府,国民党政府和汪伪政权中央机关的档案。馆藏档案共1354个保管单位,220余万卷,这些档案数量巨大,来源很杂,纸张质量大小不一,这就为保管这些档案提出比较高的要求。二史馆为保藏这些珍贵的民国历史档案,在各个方面都做了严格的规定。几代保管人满怀为国管档的神圣使命感,以默默无闻的奉献精神,科学严谨的工作态度,筑牢民国历史档案安全的坚固防线,建立了科学规范的档案库房管理体系和档案利用安全保障体系,在服务国家大局,满足社会利用需要等文面做出了自己的贡献。

档案保管,就是指对已整理好并已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。档案保管的基本要求,一是维护实体的秩序状态,使档案在存放和利用中始终有序,二是保护档案实体的理化性状,使其在存放和使用过程中不受或少受人为的或自然因素的损害,并尽量延长其物质形体的自然寿命。

档案保管工作是档案馆最基础性的工作之一,通过科学化、规范化的库房管理确保档案安全,为档案利用提供高效便捷的服务是档案保管工作的基本职责。档案保管工作在档案管理实践中,主要表现为两个基本方面:一是档案库房管理,二是档案使用过程的维护与保护。因为档案在档案机构中并不是永远静止地存放在库房及装具里,而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。造成档案动静交替状态的根本原因就是对档案的使用。因此,维护档案秩序保护档案实体的任务也必然要同时贯彻于档案的使用过程中。为此二史馆从以下两个方面着手加强对珍藏的民国历史档案的保管和维护。

1 档案库房管理

档案库房管理是档案日常保管工作的主要体现形式。因为档案绝大部分时间是存放在库房里的,档案的实体秩序状态也主要存在于档案库房中。因此,档案保管工作的主要内容也大都在库房中进行。档案库房管理并非仅仅是指对库房空间场所的维护和管理,而是指在库房中进行的一切保管工作。其基本工作内容有以下几个方面。

1.档案的排架。

库房中档案架、档案柜等装具,应该排列有序、统一编号,便于日常管理工作的进行,也便于日常调收档案。二史馆对所有的建筑物都进行编号,把存放档案的四、五、六号楼与其它办公楼区分开。库房档案架也是按统一排列方向依次编列号,号码采用阿拉伯数字,架与架之间留有一定的使用空间。

2.档案全宗排列。

在档案馆内,档案是以全宗为单位进行排列的。二史馆保藏民国档案1354个全宗,220余万卷,如果有一点疏漏、混乱,那是无法想象的。因此二史馆根据馆藏民国档案的特点和对外利用的方便,把利用率高的全宗档案,例如总统府全宗、行政院全宗、军事委员会全宗、教育部等全宗档案放在方便调收的四号楼,而把一些不常用的档案放在五号楼。把数字化后的全宗档案放在六号楼,相应的把一些大的全宗和子宗尽量放在一个库房,如海关全宗,它下面有九个子宗十万余卷,要两个或两个以上库房才能放得下,如果分开排放于管理调卷甚不方便。也把一些相关联的全宗如经济部和它下面的一些相关企业全宗也放在一起,便于调阅。

3.档案存放地点索引。

库房全宗档案排架放好后,为了便于保管工作人员切实掌握档案的存放情况和迅速地调收档案,还必须对排好的档案,编制存放地点索引。档案存放索引一般分两种方式:一种是指明档案存放处所的,即以全宗及其各类档案为单位,指出它们的存放地点,二是以各档案库房保存档案情况的,即以档案库房各档案架为单位指出它们存放了什么档案。二史馆根据馆藏民国档案的数量巨大,全宗繁多的特点,采顾两者综一的方式,既以每个档案库房保存档案为单位,也以全宗为单位。在每个档案库房门口标一明牌,绘有档案存放位置图,标明此库房有多少档案架,存放多少全宗档案,存放全宗档案机关代号、架号、案卷的起讫号,一目了然,调阅查找起来很方便。

4.档案在装具中存放形式。

档案在装具中存放方式有竖放和平放两种。二史馆馆藏民国档案有多种样式,主要以宣纸居多,也有一些非宣纸类的,如地图、邮票、字画、照片、商标、债券等等,这些档案放置都要根据各类档案情况因地制宜,不应拘于形式。

5.档案库房的八防措施。

所谓档案保管工作的八防,一般是指防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘,这八防基本上包括了对档案实体可能造成的所有自然和人为的因素。是库房管理的重要内容。为此二史馆在这些方面下了很大的功夫,已经建立比较健全完善的规章制度。整个馆区安装有闭路电视监控系统,红外报警器,武警白天站岗值勤,晚上巡逻,保卫科工作人员全天候值班,保障了馆区的安全。在防火方面,二史馆采用了最新环保型的七氟炳烷灭火管道系统,也因此成为国内档案馆第一个采用国家消防规范标准施工的单位。二史馆在进入档案库房的专用电梯上加装了IC卡识别器,除持有IC卡的保管员等少数人外,任何无关人员无法通过电梯进入库区。二史馆还建成了库房视频监控系统,每间库房、每条库房过道、通风机房等均设了红外摄像探头,保证库房在零照度的情况下都会传送清晰的实时视频图像,相关视频经过嵌入式硬盘录像设备录制,保存时间长达3个月。防虫方面,每年春天都要在每间档案库房投放防虫药、诱虫板,所有经过数字化重新装订后的档案入库前都要进行消毒杀虫工作,在馆区内每年进行消杀白蚁,采取积极预防措施,防止白蚁危害档案。防尘方面,每个月進行档案库房卫生保洁工作,每个季度进行一次全方位的卫生保洁,以确保杜绝灰尘。防潮防霉方面,与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关,在库房湿度过大时应及进进行调整。endprint

6.库房温湿度控制。

库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素,适宜的温湿度是保证档案长期安全保管的重要条件。较为适宜的库房温度应在14°—20°之间,相对湿度应在50%—65%之间。为了掌握库房温湿度情况,二史馆在所有档案库房都安装了中央空调,建立了温湿度自动控制系统,通过电脑可以随时掌握库房的温湿度和空调设备的运行情况,能够及时发现问题并迅速处置。

7.建立了恒温恒湿库和特藏库。

二史馆从1985年就开展了档案缩微复制工作,经过近三十几年的努力,陆续完成了蒋介石、陈布雷等个人全宗,国民政府、行政院、战史编纂委员会等多单位全宗档案的缩微复制,形成了8000多盘胶片。从2013年开始,二史馆大规模开始档案数字化工作,为了存放这些数字化后的光盘和数转模胶片,专门建立了恒温恒湿库,实行专库专柜专人保管。为了对一些特别重要的民国历史档案借助特殊的设备、特别的方式进行精心保护,以延长民国历史档案的寿命,二史馆从1987年就开始了特藏库的建设,首先启动的是孙中山、蒋介石、冯玉祥等著名人物手迹的保护,随后逐步扩大到对珍贵的民国字画、邮品、商标、债券、票证、证章、照片、地图等及其它重要档案的集中典藏各保护工作,现在的特藏库面积已扩大到约500多平方米,集中典藏了约60多个保管单位1万余卷的珍贵档案。

8.进出库制度。

档案库房是保存档案的重要场所,因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门规定。二史馆在进入档案库区的专用电梯安装了IC卡识别器,只有保管处的保管员才能刷卡进入库区,档案库房实行双人进库制,不允许一个人单独进入库房。非库房管理人员不得进入档案库房。如有特殊情况需经保管处领导批准,进入库房需要有库房管理人员陪同。聘请的外来人员需要进入库房工作,要二史馆的安保处办理临时出入证,入库前进行必要的安全教育,还必须由库房管理人员陪同,如发现安全隐患,库房管理人员有权要求其停止一切工作。馆外人员或全国档案同行参观档案库房须事前提出申请,经馆领导批准后库房管理人员方可接待,参观时参观人员不得拍照、录像、翻阅档案等。

2 档案使用过程中的维护与保护。

档案保管的目的是为了提供档案为党和国家及单位或个人所用,不能一味地强调档案的保护而不考虑利用的方便,同时也不能迁就利用的方便不顾及档案的保护,而影响档案的长远的使用。因此,二史馆建馆60多年来,始终重视民国档案的利用工作,并制定了许多具体的借阅卷制度,大体包括以下几个方面。

1.制定了具体的档案使用登记与交接制度。

利用者要利用档案,必须向二史馆工作人员出具本人所属单位正规介绍信和个人合法证件(如身份证、军官证、工作证、护照等),查档案者的身份经审核后,要如实填写《查档登记表》,先到二史馆利用处填写调卷单,调卷单必须写清调卷单位(利用者为某单位就写某单位名称,如是某个人就写个人),所调档案的全宗号、案卷号、调卷目的、时间、开具调卷单人姓名、以及处室领导或馆领导的审批意见。调收过程中必须进行认真清点,办理交接手续,一般卷清点到宗,特种卷清点到件、张、并注明载体及数量,入库的档案要及时回归原库位。所有档案调收单据作为档案进出库凭证要长期保存。为凭证安全及方便统计,所有档案调收单据都要做电子备份一套,长期保存。原件的使用一般不出库房,由利用处人员到保管处工作间查阅档案原件,将所需内容扫描并经内网传输到利用处,档案原件扫描好后要及进归库保管,如有特殊需要将档案原件出库的,由至少两名保管人员全程负责押运,原件使用过程中,必须有利用处专人负责监控,上午、下午均需按时归库,档案原件使用后与保管员妥善办理交接手续,及时进库保管,以保证档案原件的绝对安全。

2.档案使用过程中的保护。

二史馆规定了专门的查档阅卷的场所,除了笔、纸、笔记本电脑外,其它东西不准带入。档案的利用方式是以现场阅览为主,在阅卷场所查档时不准喝水吃食物,不允许在档案上勾划涂抹做标志,更不允许有撕损剪切偷盗档案等违法行为。各个不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案,未经允许不准擅自拍照、抄录、复印,经过允许需要拍照或复印要由档案工作人员来承担,严格限制档案原件的复印数量,设立专人预审制度,对档案原件的内容加以审查把关。整个阅卷大厅安装了全方位的闭路电视监控系统,还设有专人来回巡查,以确保历史档案原件在使用中的绝对安全。

3.数字化档案和特殊档案的利用保护。

二史馆自上个世纪八十年代开展缩微复制档案以来,经过三十多年的发展,尤其是近几年来二史馆进行的大规模的档案数字化工作,档案缩微复制总画幅已达到一千多万画幅以上,数字化档案已达五千万页以上。现在二史馆原则上提供利用的都是数字化档案,这样既可以保护了历史档案原件,又满足了利用者日常利用的需要。对于一些特殊保护的珍贵档案如孙中山手迹、蒋介石手迹等,一般利用都是提供缩微片或复制件,如有特殊需要提供原件也要全方位进行保护,一旦用完马上入库,尽量减少对档案原件伤害,以延长档案原件的使用寿命。

二史馆自1951年成立至今已有六十多年了,六十多年来,二史馆在民国历史档案保护方面从无到有,档案安全保管条件从简单到现在得到较大的改善,几代档案保管人付出了巨大的心血。如今已经初步建立起一套比较完善的、具有较高水平的档案安全防线即制度防线、环境防线、人员防线、技术防线和保密防线,档案库房管理和档案日常使用管理也已经走上了科学化、规范化的的轨道。但从建设民国档案安全体系的总目标,再保民国历史档案原件安全使用一百年的要求来看,档案保管还有大量的工作要做。首先,是档案馆库建设方面,二史馆现有的库房面积缺口大,功能不全,尤其是5号楼因建筑年代久,现在成了一幢存在着很大安全隐患的老旧危楼,建设一个现代化的档案原件保管基地,改善档案安全保管的条件已经成为一个迫在眉睫的任务。其次,档案保管人员培养是一项长期重要任务,对于民国历史档案安全而言,档案保管人员高度的责任心和较强的业务能力,二者缺一不可,任何好的制度都要靠人去执行,好的技术都要靠人去掌握和使用。相信二史馆档案人在服务党和国家中心大局,挖掘民国历史档案的潜在价值、发挥民国历史档案的社会教育功能方面,会继续保持下去,一如既往。

參考文献

1.《光辉历程》 曹必宏主编,九州出版社。

2.《档案管理学》邓绍兴、陈智为主编,中国人民大学出版社。endprint

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