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电子档案信息化建设的几点认识和体会

2019-12-24 18:14:01

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李生桃

电子档案,是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。在日常工作中,电子档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一项重要工作。随着信息技术的快速发展,档案管理的电子化程度虽然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

1 电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点,与传统的纸质档案相比,其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而,电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上,而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前,关于电子档案的利用,其途径主要有三种:提供拷贝、通信传输和直接利用。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说,还是一个新鲜事物,加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者,做好电子档案的管理,要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1.加强电子档案管理,有利于节省人力物力

计算机及其网络的出现,不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档,大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理,有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务,加强电子档案管理,有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化,大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中,通过互联网进行传播,这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。

3.加强电子档案管理,有利于满足多样化需求

随着社会的进步,越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求,不但要看原始的文字资料,更要看原始的图像、视频等资料,传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案对信息保存的多样性,逐渐成为了满足使用者多样化需求。

3 做好电子档案管理和利用

1.建立“双套”模式,确保重要信息完整

所谓“双套制”,指的就是电子档案和纸质档案同時提交保存归档。“双套”管理模式对档案工作者提出了新的挑战,要求档案人员要紧跟时代步伐,掌握现代信息技术,熟练运用电脑及现代通讯技术,否则就无法介入文档的形成和保管。

2.加强工作人员管理,提高档案保护意识

加强对档案管理工作人员的管理,从思想上认识到档案管理工作的重要性,从技术上确保档案管理工作的安全性,达到既能使电子档案信息最大限度的被利用,又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之,必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心,使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度,这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

为了适应电子档案工作需要和档案事业发展,电子档案的管理与利用着眼点要高,立足点要实,要符合本单位的客观实际,顺应其规律,加强科学管理,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。endprint

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